Bewerbungsunterlagen enthalten eine F\u00fclle an personenbezogenen Daten der Bewerber. Wie sehen die Vorschriften zum Umgang und zur Speicherung dieser Daten aus? Unser Datenschutzbeauftragter, Herr Ass. jur. Wolfgang Spitz, beantwortet die wichtigsten Fragen.<\/p>\n
<\/p>\n
M\u00fcssen Unternehmen grunds\u00e4tzlich Einwilligungserkl\u00e4rungen der Bewerber einholen, um die Daten f\u00fcr das Bewerbungsverfahren verarbeiten zu d\u00fcrfen?<\/strong><\/p>\n Daten d\u00fcrfen verarbeitet werden, wenn dies dem Zweck der Entscheidung \u00fcber ein Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnis dient. Dies gilt \u00fcbrigens auch f\u00fcr Daten von Besch\u00e4ftigten und Personen, deren Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnis bereits beendet ist.\u00a0Somit ist keine Einwilligung der Bewerber erforderlich, um die Daten zum Zweck der Bewerbung zu verarbeiten.<\/p>\n <\/p>\n Wie lange d\u00fcrfen die Bewerbungsunterlagen und damit auch die Bewerberdaten gespeichert werden?<\/strong><\/p>\n Grunds\u00e4tzlich d\u00fcrfen die personenbezogenen Daten der Bewerber bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert werden. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden dann zwei F\u00e4lle unterschieden:<\/p>\n Wird der Bewerber eingestellt, d\u00fcrfen die Bewerbungsunterlagen im Unternehmen gespeichert werden.<\/p>\n Erh\u00e4lt der Bewerber jedoch eine Absage, m\u00fcssen die Bewerbungsunterlagen grunds\u00e4tzlich gel\u00f6scht werden.<\/p>\n <\/p>\n Wie lange d\u00fcrfen dann die Unterlagen und Daten von abgelehnten Bewerbern gespeichert werden?<\/strong><\/p>\n Das Unternehmen darf die Unterlagen f\u00fcr drei bis maximal sechs Monaten aufbewahren, um sich gegen einen etwaigen Versto\u00df gegen das Benachteiligungsverbot nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verteidigen zu k\u00f6nnen. Nach dem AGG k\u00f6nnen Besch\u00e4ftigte, wenn sie beispielsweise wegen ihres Geschlechts oder ihrer Religion benachteiligt werden, Schadensersatz- oder Entsch\u00e4digungsanspr\u00fcche innerhalb einer Frist von zwei Monaten geltend machen.<\/p>\n <\/p>\n H\u00e4ufig haben Unternehmen firmeninterne Kandidaten-Pools, in denen die Bewerbungsunterlagen f\u00fcr k\u00fcnftige vakante Stellen aufgenommen werden. Was ist hierbei zu beachten?<\/strong><\/p>\n M\u00f6chte ein Unternehmen die Bewerbungsunterlagen des Kandidaten in seinem Kandidaten-Pool speichern, ist eine ausdr\u00fcckliche Einwilligung des Bewerbers erforderlich. Es empfiehlt sich f\u00fcr das Unternehmen, die entsprechende Vereinbarung schriftlich zu dokumentieren und dabei auch die Dauer der weiteren Speicherung festzulegen.<\/p>\n Verlangt der Bewerber vor Ablauf der vereinbarten weiteren Speicherfrist die L\u00f6schung der gespeicherten Daten, dann m\u00fcssen die Daten auch zeitnah gel\u00f6scht werden. In diesem Fall ist dann der Zweck der Speicherung, also die Vorhaltung der Unterlagen f\u00fcr k\u00fcnftige Stellenausschreibungen, entfallen.<\/p>\n <\/p>\n Welche Informations- und Dokumentationspflichten habe ich als Unternehmen?<\/strong><\/p>\n Unternehmen sind dazu verpflichtet, dem Bewerber alle Informationen, die sich auf die Verarbeitung ihrer Daten im Unternehmen beziehen, in leicht zug\u00e4nglicher Form und in einer klaren, einfachen Sprache bereitzustellen. Diese Informationspflichten gelten f\u00fcr Unternehmen unabh\u00e4ngig davon, ob es sich um Bewerber oder um dritte betroffene Personen, beispielsweise Kunden, handelt.<\/p>\n Zum Nachweis der Einhaltung dieser Verordnung muss ein Verzeichnis von Verarbeitungst\u00e4tigkeiten gef\u00fchrt werden. Dieses Verarbeitungsverzeichnis sollte auch den Prozess des Umgangs mit Bewerbungsunterlagen und der unternehmensinternen Weitergabe der Daten abbilden.<\/p>\n