{"id":5089,"date":"2016-06-25T16:36:35","date_gmt":"2016-06-25T14:36:35","guid":{"rendered":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/?p=5089"},"modified":"2025-05-27T16:25:20","modified_gmt":"2025-05-27T14:25:20","slug":"ausfuehrliche-tipps-fuer-den-datenschutzgerechten-umgang-mit-bewerbungsunterlagen-und-bewerberdaten","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/ausfuehrliche-tipps-fuer-den-datenschutzgerechten-umgang-mit-bewerbungsunterlagen-und-bewerberdaten\/","title":{"rendered":"Ausf\u00fchrliche Tipps f\u00fcr den datenschutzgerechten Umgang mit Bewerbungsunterlagen und Bewerberdaten"},"content":{"rendered":"

Einf\u00fchrung<\/strong><\/p>\n

Schriftliche bzw. elektronische Bewerbungsunterlagen enthalten regelm\u00e4\u00dfig eine F\u00fclle von Informationen zu den Bewerbern. Ob nun Personendaten, Lebensl\u00e4ufe oder Zeugnisse:\u00a0 Alle diese Informationen stellen personenbezogene Daten dar, deren Schutz durch die seit dem 25. Mai 2018 geltenden Bestimmungen der Europ\u00e4ischen Datenschutz-Grundverordnung (\u201eDSGVO\u201c) sowie \u2013 erg\u00e4nzend \u2013 des Bundesdatenschutzgesetzes (\u201eBDSG\u201c) gew\u00e4hrleistet werden soll. Vor diesem Hintergrund sollen nachfolgend \u2013 ohne Anspruch auf Vollst\u00e4ndigkeit \u2013 einige Themenfelder kurz umrissen werden \u2013 \u00a0so z. B. die Frage, welche Rechtsgrundlagen konkret zu beachten sind, wie lange die schriftlich oder elektronisch \u00fcbermittelten Bewerbungsunterlagen aufbewahrt werden d\u00fcrfen und welche Rechte die Bewerber aus datenschutzrechtlicher Sicht haben.<\/p>\n

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Rechtsgrundlagen<\/strong><\/p>\n

Jede Verarbeitung von personenbezogenen Daten muss sich auf eine Rechtsgrundlage st\u00fctzen. Dabei gilt hinsichtlich der Datenverarbeitung f\u00fcr Zwecke des Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnisses<\/em> \u00a7 26 BDSG. Gem\u00e4\u00df \u00a7 26 Abs. 1 BDSG d\u00fcrfen Daten von Besch\u00e4ftigten verarbeitet werden, wenn dies dem Zweck der Entscheidung \u00fcber ein Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnis dient. Nach \u00a7 26 Abs. 8 Satz 2 BDSG gelten indes nicht nur Arbeitnehmer als Besch\u00e4ftigte im Sinne des Gesetzes, sondern u.a. auch Bewerber f\u00fcr ein Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnis sowie zudem auch Personen, deren Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnis beendet ist.<\/p>\n

Insofern bildet \u00a7 26 Abs. 1 BDSG die Rechtsgrundlage f\u00fcr die wesentlichen Phasen innerhalb eines Bewerbungsverfahrens, so u.a. das Sichten von Bewerbungsunterlagen oder die Durchf\u00fchrung von Vorstellungsgespr\u00e4chen. Dar\u00fcber hinaus kann, v.a. wenn eine Einwilligung des Bewerbers in die Verarbeitung seiner Daten erforderlich ist, in Einzelf\u00e4llen auch die Anwendung von \u00a7 26 Abs. 2 BDSG in Betracht kommen.<\/p>\n

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Sichtung der Bewerbungsunterlagen<\/strong><\/p>\n

Die Bewerbung per E-Mail ist in vielen Wirtschaftsbereichen heutzutage bereits Usus. Insbesondere wenn das Unternehmen eine Personalberatung mit dem Recruiting geeigneter Bewerber beauftragt hat, werden ihm die Unterlagen der Bewerber, die der Personalberatung f\u00fcr die zu besetzende Position geeignet erscheinen, in aller Regel online \u00fcbermittelt.<\/p>\n

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Die online \u00fcbermittelten Bewerbungen k\u00f6nnen so leichter an weitere berechtigte Personen, so etwa an zust\u00e4ndige Abteilungs- und\/oder Personalleiter zur Einsicht weitergeleitet werden, die dann ggfs. eine weitere Auswahl treffen, bevor es schlie\u00dflich zu Vorstellungsgespr\u00e4chen mit einem engeren Kreis von Bewerbern kommt, an denen ggfs. weitere berechtigte Personen aus dem Unternehmen teilnehmen, denen dazu zuvor die entsprechenden Bewerbungsunterlagen ebenfalls zur Durchsicht bzw. Vorbereitung auf die Vorstellungsgespr\u00e4che \u00fcbermittelt wurden.<\/p>\n

Die Bewerbungen gehen auf diese Weis oftmals an eine gr\u00f6\u00dfere Zahl von Personen und werden dabei auf einer Vielzahl von Rechnern und in einer entsprechend gro\u00dfen Vielzahl von E-Mail-Postf\u00e4chern gespeichert \u2013 was in den F\u00e4llen, in denen Bewerber endg\u00fcltig abgelehnt werden, problematisch sein kann.<\/p>\n

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Speicher- bzw. Aufbewahrungsfristen\u00a0<\/strong>f\u00fcr Bewerberdaten\/ Bewerbungsunterlagen<\/strong><\/p>\n

Bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens d\u00fcrfen die personenbezogenen Daten der Bewerber bzw. die Bewerbungsunterlagen gespeichert bzw. aufbewahrt werden.<\/p>\n

Ist das Bewerbungsverfahren zugunsten eines Kandidaten erfolgreich<\/strong> abgeschlossen, so k\u00f6nnen die von ihm eingereichten Bewerbungsunterlagen sowie die ggfs. \u00fcbermittelten Bewerberdaten in der\/den f\u00fcr die Abwicklung der Personalangelegenheiten zust\u00e4ndigen Abteilung\/en gespeichert bzw. aufbewahrt werden.<\/p>\n

Ist das Bewerbungsverfahren f\u00fcr einen Kandidaten indes zwar zun\u00e4chst nicht erfolgreich<\/strong> verlaufen, aber verst\u00e4ndigen sich Unternehmen und Kandidat darauf, dass die Bewerbungsunterlagen bzw. die Bewerberdaten in einen sog. \u201eBewerberpool\u201c <\/em>f\u00fcr k\u00fcnftige Stellenausschreibungen aufgenommen werden sollen, so empfiehlt es sich f\u00fcr das Unternehmen, die entsprechende Vereinbarung schriftlich oder in Textform (also per E-Mail) zu dokumentieren und dabei auch die (H\u00f6chst-) Dauer der weiteren Speicherung\/ Aufbewahrung festzulegen.<\/p>\n

Sofern der Bewerber vor Ablauf der vereinbarten weiteren Speicher-\/ Aufbewahrungsfrist die L\u00f6schung bzw. Vernichtung der im \u201eBewerberpool\u201c <\/em>vom Unternehmen aufbewahrten Unterlagen bzw. gespeicherten Daten verlangt, z. B. weil er eine anderweitige Anstellung gefunden hat, so ist diesem Verlangen zeitnah zu entsprechen, da der Zweck der Speicherung \u2013 die Vorhaltung der Unterlagen bzw. Daten f\u00fcr k\u00fcnftige Stellenausschreibungen \u2013 entfallen ist.<\/p>\n

Demgegen\u00fcber sollen Bewerbungsunterlagen bzw. die zur Person von Kandidaten gespeicherten Daten, deren Bewerbungen nicht erfolgreich<\/strong> waren, zur\u00fcckgegeben bzw. gel\u00f6scht werden.<\/p>\n

Allerdings darf das Unternehmen die Unterlagen und\/oder eine Dokumentation \u00fcber das Bewerbungsverfahren f\u00fcr einen gewissen Zeitraum aufbewahren, um sich gegen einen etwaigen Versto\u00df gegen das Benachteiligungsverbot (u.a. wegen der Rasse, der ethnischen Herkunft, des Geschlechts etc.) nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verteidigen zu k\u00f6nnen.<\/p>\n

Da nach dem AGG Schadensersatz- oder Entsch\u00e4digungsanspr\u00fcche von den nicht ber\u00fccksichtigten Bewerbern innerhalb einer Zweimonatsfrist geltend gemacht werden m\u00fcssen (\u00a7 15 Absatz 4 AGG), akzeptieren es die Datenschutz-Aufsichtsbeh\u00f6rden, wenn die Bewerbungsunterlagen\/ Bewerberdaten im Falle einer abgelehnten Bewerbung noch f\u00fcr einen Zeitraum von drei bis maximal sechs Monaten ab Erkl\u00e4rung der Ablehnung bei dem Unternehmen gespeichert bleiben. Nach Ablauf dieser (Nach-) Frist sind die Unterlagen dann jedoch an den Bewerber zur\u00fcckzugeben bzw. datenschutzkonform zu vernichten. Dies gilt \u00fcbrigens auch f\u00fcr das Bewerbungsschreiben, da es h\u00e4ufig sensible Angaben, zum Beispiel \u00fcber Ausbildung, F\u00e4higkeiten, Werdegang, famili\u00e4re Verh\u00e4ltnisse etc., enth\u00e4lt.<\/p>\n

Um sicherzustellen, dass alle Mitarbeiter, denen im Zuge eines Bewerbungsverfahrens im Unternehmen Bewerbungsunterlagen\/ Bewerberdaten \u00fcbermittelt wurden, diese wieder bei sich l\u00f6schen bzw. vernichten, sollten die betroffenen Mitarbeiter rechtzeitig dar\u00fcber informiert werden, dass s\u00e4mtliche E-Mails mit Informationen\/ Daten zu einem bestimmten Bewerber fristgerecht zu l\u00f6schen bzw. entsprechende Dokumente zu vernichten sind. Alle Beteiligten im Unternehmen m\u00fcssen E-Mails dabei so l\u00f6schen, dass man die Daten nicht wiederherstellen kann, und eine datenschutzkonforme Vernichtung von Dokumenten setzt voraus, dass der Schredder zum Einsatz kommt.<\/p>\n

Im Endergebnis sollte man sich darauf beschr\u00e4nken, lediglich eine Ablichtung des Absageschreibens an den Bewerber aufzubewahren \u2013 falls die Tatsache einer (abgelehnten) Bewerbung seitens des Unternehmens festgehalten werden soll.<\/p>\n

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Informationspflichten<\/strong><\/p>\n

Die datenschutzrechtlichen Informationspflichten des Unternehmens gelten unabh\u00e4ngig davon, ob es sich um Bewerber oder um dritte betroffene Personen (z.B. Kunden) handelt.<\/p>\n

Gem\u00e4\u00df Art. 12 Abs. 1 DSGVO ist das Unternehmen dazu verpflichtet, geeignete Ma\u00dfnahmen zu treffen, um der betroffenen Person alle Informationen, die sich auf die Verarbeitung ihrer Daten im Unternehmen beziehen, in pr\u00e4ziser, transparenter, verst\u00e4ndlicher und leicht zug\u00e4nglicher Form sowie in einer klaren und einfachen Sprache bereitzustellen.<\/p>\n

Die zu erteilenden Informationen und Mitteilungen ergeben sich insbesondere aus den Artikeln 13 und 14, den Art. 15 bis 22 sowie aus Art. 34 DSGVO; deren Wortlaut ist abrufbar u.a. unter dem Link: https:\/\/dsgvo-gesetz.de\/<\/a>.<\/p>\n

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Dokumentationspflichten<\/strong><\/p>\n

Schlie\u00dflich sollte bedacht werden, dass das Unternehmen als Verantwortlicher im Sinne der DSGVO \u201ezum Nachweis der Einhaltung dieser Verordnung\u201c ein Verzeichnis von Verarbeitungst\u00e4tigkeiten f\u00fchren soll. Das Verfahrensverzeichnis ist stets aktuell zu halten; in ihm sollen alle wesentlichen Datenverarbeitungst\u00e4tigkeiten dargestellt werden.<\/p>\n

Daher sollte das Verarbeitungsverzeichnis auch den Prozess des Umgangs mit Bewerbungsunterlagen abbilden, wobei auch die Abl\u00e4ufe der unternehmensinternen Weitergabe der Daten im Rahmen der Dokumentation abgebildet sein sollten, um den Anforderungen der DSGVO gerecht zu werden.<\/p>\n

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Hinweis: Aus Gr\u00fcnden der besseren Lesbarkeit wird im Folgenden auf die gleichzeitige Verwendung weiblicher und m\u00e4nnlicher Sprachformen verzichtet und das generische Maskulinum verwendet. S\u00e4mtliche Personenbezeichnungen gelten gleicherma\u00dfen f\u00fcr beide Geschlechter. Ass. jur. Wolfgang Spitz <\/strong>ist seit \u00fcber 30 Jahren f\u00fcr verschiedene Unternehmen, insbesondere aus den Bereichen Forderungs- und Informationsmanagement, als betrieblicher Datenschutzbeauftragter (bDSB) t\u00e4tig. Er hat sich umfassende Kenntnisse \u00fcber datenschutzrechtliche Vorschriften auf nationaler und europ\u00e4ischer Ebene angeeignet. In seiner Funktion als bDSB ber\u00e4t er Verantwortliche und Mitarbeiter in allen Fragen des Datenschutzes. Er ist gleichzeitig Ansprechpartner f\u00fcr Betroffene, die Fragen zur Verarbeitung ihrer Daten und zur Wahrnehmung ihrer Rechte haben. Herr Spitz h\u00e4lt einen engen und vertrauensvollen Kontakt zu den Datenschutzaufsichtsbeh\u00f6rden.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Unser Datenschutzbeauftragter, Ass. jur Wolfgang Spitz, gibt umfassende Tipps zum datenschutzgerechten Umgang mit Bewerbungsunterlagen und den darin enthaltenen personenbezogenen Daten.<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":0,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[17],"tags":[],"class_list":["post-5089","post","type-post","status-publish","format-standard","hentry","category-insights-knaisch-consulting"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5089","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5089"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5089\/revisions"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5089"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5089"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5089"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}