{"id":5202,"date":"2020-07-26T10:00:52","date_gmt":"2020-07-26T08:00:52","guid":{"rendered":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/?p=5202"},"modified":"2025-05-27T16:08:40","modified_gmt":"2025-05-27T14:08:40","slug":"beschaeftigtendatenschutz","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/beschaeftigtendatenschutz\/","title":{"rendered":"Besch\u00e4ftigtendatenschutz und digitale Personalakte"},"content":{"rendered":"<p>Viele Unternehmen f\u00fchren bereits eine digitale Personalakte, da die digitale Verarbeitung von Personaldaten zahlreiche Vorteile bietet, so u.a. eine Entlastung der Personalabteilung, mehr Transparenz und die Einsparung von Archivraum. Andererseits birgt die digitale Personalakte eine erh\u00f6hte Missbrauchsgefahr in sich. Da die neuen datenschutzrechtlichen Vorschriften zudem die Rechte der Bewerber und der Besch\u00e4ftigten nachhaltig gest\u00e4rkt haben und bei Datenschutzverst\u00f6\u00dfen empfindliche Sanktionen drohen, umrei\u00dft unser Datenschutzbeauftragter die wesentlichen datenschutzrechtlichen Anforderungen, die bei der F\u00fchrung von digitalen Personalakten beachtet werden sollten.<strong>Digitale Personalakte unterliegt dem Datenschutz<\/strong><\/p>\n<p>Da in den digitalen Personalakten hochsensible Arbeitnehmerdaten wie u.a.\u00a0 Lebenslauf, Beurteilungen, Gehaltsabrechnungen u. dgl., aber auch Informationen \u00fcber die Gesundheit eines Betroffenen (z.B. Atteste) oder sogar dessen Religion zu finden sind, liegt es auf der Hand, dass digitale Personalakten und die hiermit im Zusammenhang stehenden Verarbeitungsvorg\u00e4nge dem Daten\u00adschutz unterliegen.<\/p>\n<p>Der durch Artikel 88 der Europ\u00e4ischen Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) vorgegebene Rechtsrahmen f\u00fcr den Besch\u00e4ftigtendatenschutz wird durch \u00a7 26 des Bundesdatenschutzgesetzes (BDSG) n\u00e4her konkretisiert.<\/p>\n<p>Danach d\u00fcrfen personenbezogene Daten von Besch\u00e4ftigten f\u00fcr Zwecke des Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnisses verarbeitet werden, sofern<\/p>\n<ul>\n<li>die\/der betroffene Besch\u00e4ftigte hierin eingewilligt hat,<\/li>\n<li>dies zur Aus\u00fcbung oder Erf\u00fcllung der sich aus einem Gesetz oder einer Kollektivvereinbarung ergebenden Rechte und Pflichten der Interessenvertretung der Besch\u00e4ftigten oder<\/li>\n<li>dies f\u00fcr die Entscheidung \u00fcber die Begr\u00fcndung eines Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnisses oder nach Begr\u00fcndung des Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnisses f\u00fcr dessen Durchf\u00fchrung oder Beendigung erforderlich ist.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Zur Aufdeckung von Straftaten d\u00fcrfen personenbezogene Daten von Besch\u00e4ftigten nur dann verarbeitet werden, wenn zu dokumentierende tats\u00e4chliche Anhaltspunkte den Verdacht begr\u00fcnden, dass die betroffene Person im Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnis eine Straftat begangen hat, sodass die Verarbeitung zur Aufdeckung erforderlich ist und das schutzw\u00fcrdige Interesse der\/des Besch\u00e4ftigten an dem Ausschluss der Verarbeitung nicht \u00fcberwiegt sowie Art und Ausma\u00df im Hinblick auf den Anlass nicht unverh\u00e4ltnism\u00e4\u00dfig sind.<\/p>\n<p>Als \u201eBesch\u00e4ftigte\u201c gelten insbesondere Arbeitnehmerinnen und Arbeitnehmer, Auszubildende, Bewerberinnen und Bewerber f\u00fcr ein Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnis, aber auch Personen, deren Besch\u00e4ftigungsverh\u00e4ltnis beendet ist.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>Informationspflichten des Arbeitgebers<\/strong><\/p>\n<p>F\u00fcr den Arbeitgeber entsteht mit dem Anlegen von digitalen Personalakten die Pflicht, die Betroffenen insbesondere \u00fcber die Verarbeitungszwecke und die Rechtsgrundlage zu informieren. Daher umfasst die Informationspflicht des Arbeitgebers u.a. folgende Angaben:<\/p>\n<ul>\n<li>Rechtsgrundlage der Verarbeitung, Verarbeitungszwecke und Speicherdauer<\/li>\n<li>Betroffenenrechte: insbesondere Auskunft, Berichtigung, L\u00f6schung und Widerrufbarkeit von Einwilligungen<\/li>\n<li>Beschwerderecht bei der Aufsichtsbeh\u00f6rde<\/li>\n<li>Kontaktdaten des\/ der betrieblichen Datenschutzbeauftragen (sofern vorhanden)<\/li>\n<\/ul>\n<p>Die Informationspflicht seitens des Arbeitgebers entf\u00e4llt jedoch dann, wenn die\/der betroffene Bewerberin\/ Bewerber bzw. Besch\u00e4ftigte bereits \u00fcber diese Angaben verf\u00fcgt. Sinn und Zweck der Informationspflichten ist es, dass der Betroffene wissen soll, ob und zu welchem Zweck der Arbeitgeber seine personenbezogenen Daten nutzt.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>Sicherung der Vertraulichkeit der digitalen Personalakte<\/strong><\/p>\n<p>Um auch im Rahmen der digitalen Personalaktenf\u00fchrung die Vertraulichkeit der Personaldaten zu gew\u00e4hr\u00adleisten, sollte im Unternehmen ein restriktives Berechtigungskonzept angewendet werden mit dem Ziel, dass nur die Personen Zugriffsrechte auf Arbeitnehmerdaten erhalten, bei denen die Einsicht in Personalakten zur Aufgabenerf\u00fcllung in der Personalverwaltung notwendig ist.<\/p>\n<p>Dar\u00fcber hinaus sollten die allgemeinen datenschutzrechtlichen Prinzipien ber\u00fccksichtigt werden, so insbesondere die Anwendung von Verschl\u00fcsselungstechniken und, soweit m\u00f6glich, die Datenminimierung.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><strong>L\u00f6schungs- und Aufbewahrungspflichten<\/strong><\/p>\n<p>Die in der digitalen Personalakte gespeicherten personenbezogenen Daten sind zu l\u00f6schen, wenn der Zweck der Speicherung entfallen ist oder ihre Speicherung unzul\u00e4ssig war. Eine dar\u00fcber hinausgehende Speicherung ist jedoch erlaubt, solange der Arbeitgeber einer vertraglichen oder einer rechtlichen Verpflichtung, z.B. aufgrund steuerrechtlicher Aufbewahrungspflichten, nachkommen muss oder um Rechtsanspr\u00fcche durchsetzen oder abwehren zu k\u00f6nnen.<strong>Ass. jur. Wolfgang Spitz <\/strong>ist seit \u00fcber 30 Jahren f\u00fcr verschiedene Unternehmen, insbesondere aus den Bereichen Forderungs- und Informationsmanagement, als betrieblicher Datenschutzbeauftragter (bDSB) t\u00e4tig. Er hat sich umfassende Kenntnisse \u00fcber datenschutzrechtliche Vorschriften auf nationaler und europ\u00e4ischer Ebene angeeignet. In seiner Funktion als bDSB ber\u00e4t er Verantwortliche und Mitarbeiter in allen Fragen des Datenschutzes. Er ist gleichzeitig Ansprechpartner f\u00fcr Betroffene, die Fragen zur Verarbeitung ihrer Daten und zur Wahrnehmung ihrer Rechte haben. Herr Spitz h\u00e4lt einen engen und vertrauensvollen Kontakt zu den Datenschutzaufsichtsbeh\u00f6rden.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Unser Datenschutzbeauftragter, Ass. jur Wolfgang Spitz, zeigt die wesentlichen datenschutzrechtlichen Anforderungen auf, die bei der F\u00fchrung von digitalen Personalakten beachtet werden sollten.<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":6434,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[17],"tags":[],"class_list":["post-5202","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-insights-knaisch-consulting"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5202","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5202"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5202\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/6434"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5202"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5202"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5202"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}