Immer wieder tauschen sich Besch\u00e4ftigte in Internet-Foren zu verschiedenen Aspekten ihres Berufslebens aus, so auch zum Thema \u201ePersonalakte\u201c. In diesem Zusammenhang wird dann insbesondere auch \u00fcber die folgenden Fragen diskutiert:<\/p>\n
Habe ich ein Recht auf Einsicht in meine Personalakte?<\/em><\/p>\n
Kann ich eine Kopie meiner Personalakte verlangen?<\/em><\/p><\/blockquote>\n
Da Auskunftsbegehren von Besch\u00e4ftigten viele Arbeitgeber, besonders bei langen Betriebszugeh\u00f6rigkeiten, mitunter vor gro\u00dfe Herausforderungen stellen, sollen hier – in aller K\u00fcrze \u2013 die wichtigsten Aspekte aufzeigt werden, die aus datenschutzrechtlicher Sicht beachtet werden sollten.<\/p>\n
Gleichzeitig ist darauf hinzuweisen, dass den Besch\u00e4ftigten neben dem datenschutzrechtlichen<\/em> Auskunftsanspruch gem\u00e4\u00df Art. 15 DSGVO zudem auch ein arbeitsrechtlicher <\/em>Anspruch auf Einsicht in ihre Personalakten gem\u00e4\u00df \u00a7 83 Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) zusteht. Das Auskunftsrecht nach Art. 15 Abs. 1 u. 2 DSGVO ist jedoch weitreichender als das Einsichtsrecht nach \u00a7 83 BetrVG.<\/p>\n
Sowohl elektronische als auch in Papierform gef\u00fchrte Personalakten unterfallen dem Datenschutz<\/strong><\/p>\n
Da in den Personalakten oftmals umfangreiche und mitunter auch hochsensible Besch\u00e4ftigtendaten wie u.a. Lebenslauf, Beurteilungen, Gehaltsabrechnungen u. dgl. enthalten sind, unterfallen diese Akten, gleichg\u00fcltig, ob sie elektronisch oder in Papierform gef\u00fchrt werden, dem Datenschutz, der auf europ\u00e4ischer Ebene durch die Datenschutzgrundverordnung (DSGVO) und \u2013 in Erg\u00e4nzung hierzu \u2013 auf nationaler Ebene durch das Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) n\u00e4her geregelt ist.<\/p>\n
Das Recht auf Auskunft – Informationen (Art. 15 Abs. 1 u. 2 DSGVO)<\/strong><\/p>\n
Das Recht auf Auskunft gem\u00e4\u00df Art. 15 Abs. 1 u. 2 DSGVO bildet die Grundlage f\u00fcr die Geltendmachung von weiteren Betroffenenrechten, da nur Besch\u00e4ftigte, die \u00fcber die von ihnen gem\u00e4\u00df Art. 15 Abs. 1 u. 2 DSGVO angeforderten Informationen verf\u00fcgen, in einem zweiten Schritt u.a. ihre Rechte auf L\u00f6schung (Art. 17 DSGVO) oder Berichtigung (Art. 16 DSGVO) ggfs. wahrnehmen k\u00f6nnen.<\/p>\n
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- Zun\u00e4chst haben die Besch\u00e4ftigten das Recht, von der verantwortlichen Stelle zu erfahren, ob Daten zu ihrer Person verarbeitet werden.<\/li>\n
- Dar\u00fcber hinaus haben die Besch\u00e4ftigten das Recht auf Auskunft hinsichtlich der in Art. 15 Absatz 1 lit. a bis h und Abs. 2 DSGVO aufgef\u00fchrten Informationen, so u.a. zum Zweck der Verarbeitung, zu den Kategorien der verarbeiteten personenbezogenen Daten, zum Empf\u00e4nger bzw. zu Kategorien von Empf\u00e4ngern der Daten und deren Herkunft, zur Dauer der Datenspeicherungen und zu Vorkehrungen f\u00fcr einen sicheren Datentransfer im Fall der Daten\u00fcbermittlung und Datenverarbeitung in Staaten, die (wie z.B. die USA) kein der DSGVO gleichwertiges Schutzniveau aufweisen.<\/li>\n<\/ul>\n
Das Recht auf Auskunft \u2013 Erteilung von Kopien (Art. 15 Abs. 3 u. 4 DSGVO)<\/strong><\/p>\n
Neben den soeben umrissenen Informationsanspr\u00fcchen steht den Betroffenen das Recht auf \u201eKopie der personenbezogenen Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind\u201c<\/em>, zu (Art. 15 Abs. 3 DSGVO).<\/p>\n
Dabei stellt sich die Frage nach der Reichweite des \u201eRechts auf Kopie\u201c im Falle von pauschal gehaltenen Auskunftsbegehren und auch bei Besch\u00e4ftigten mit einer langen Betriebszugeh\u00f6rigkeit, denn hier haben sich in vielen Jahren umfangreiche personenbezogene Daten zu unterschiedlichsten Vorg\u00e4ngen in der Personalakte angesammelt.<\/p>\n
Folgt man dem Gesetzeswortlaut, so m\u00fcssten den betreffenden Besch\u00e4ftigten grunds\u00e4tzlich zu s\u00e4mtlichen<\/em> Vorg\u00e4ngen Kopien zur Verf\u00fcgung gestellt werden, was aber insbesondere kleinere und mittlere Unternehmen vor gro\u00dfe Herausforderungen stellt. In derartigen schwierigen F\u00e4llen empfiehlt sich eine kl\u00e4rende R\u00fccksprache mit dem betreffenden Besch\u00e4ftigten, um dessen Informationsinteresse ggfs. eingrenzen bzw. konkretisieren zu k\u00f6nnen.<\/p>\n
Dessen ungeachtet, gehen die deutschen Datenschutzaufsichtsbeh\u00f6rden im Grundsatz jedoch von einem umfassenden Auskunftsrecht<\/em> und einem ebenso umfassenden Recht auf Kopie<\/em> aus.<\/p>\n
Im Ergebnis ist somit festzuhalten, dass im Falle eines entsprechenden Begehrens den Besch\u00e4ftigten grunds\u00e4tzlich zu allen in der Personalakte abgelegten bzw. gespeicherten Vorg\u00e4ngen Kopien zur Verf\u00fcgung gestellt werden m\u00fcssen.<\/p>\n
Ausnahmen zur Informationserteilung bzw. Bereitstellung von Kopien<\/strong><\/p>\n
Die grunds\u00e4tzlich umfassende Verpflichtung zur Informationserteilung bzw. zur Bereitstellung von Kopien ist u.a. in zwei Fallgestaltungen eingeschr\u00e4nkt:<\/p>\n
\n
- Durch die Informationserteilung und die Bereitstellung von Kopien d\u00fcrfen gem. Art. 15 Abs. 4 DSGVO \u201edie Rechte und Freiheiten anderer Personen nicht beeintr\u00e4chtigt\u201c <\/em><\/li>\n<\/ul>\n
Daher sollte der Arbeitgeber vor der Informationserteilung und der Bereitstellung von Kopien pr\u00fcfen und abw\u00e4gen, ob dem evtl. Rechte anderer Personen, insbesondere auch die Rechte anderer Besch\u00e4ftigter entgegenstehen. Sollte dies der Fall sein, sind entsprechende Schw\u00e4rzungen zu empfehlen.<\/p>\n
\n
- Aus Satz 5 des Erw\u00e4gungsgrunds 63 (Auslegungshilfe zu Art. 15 DSGVO) ergibt sich, dass durch das Auskunftsrecht keine \u201eGesch\u00e4ftsgeheimnisse oder Rechte des geistigen Eigentums und insbesondere das Urheberrecht an Software\u201c<\/em> des Arbeitgebers beeintr\u00e4chtigt werden sollen.<\/li>\n<\/ul>\n
Daher sollten verantwortliche Stellen vor der Informationserteilung abw\u00e4gen, ob ihre Gesch\u00e4ftsgeheimnisse der begehrten Auskunft ganz oder teilweise entgegenstehen. Diese Vorbehalte m\u00fcssen allerdings nachvollziehbar dokumentiert werden. Im \u00dcbrigen sind bejahendenfalls entsprechende Schw\u00e4rzungen zu empfehlen.<\/p>\n
Formen und Fristen<\/strong><\/p>\n
Hier sollte insbesondere beachtet werden:<\/p>\n
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- Die gem. Art. 15 DSGVO zu erteilenden Informationen sollen den Betroffenen \u201ein pr\u00e4ziser, transparenter, verst\u00e4ndlicher und leicht zug\u00e4nglicher Form in einer klaren und einfachen Sprache \u00fcbermittelt werden\u201c, <\/em>wobei die \u00dcbermittlung der Informationen schriftlich oder ggfs. auch elektronisch erfolgen kann \u2013<\/em> so Art. 12 Abs. 1 DSGVO.<\/li>\n
- Die gem. Art. 15 DSGVO zu erteilenden Informationen und\/ oder Dokumente sind den Betroffenen unverz\u00fcglich, in jedem Fall aber innerhalb eines Monats nach Eingang des Auskunftsersuchens zur Verf\u00fcgung zu stellen. Diese Frist kann um weitere zwei Monate verl\u00e4ngert werden, wenn dies unter Ber\u00fccksichtigung der Komplexit\u00e4t und der Anzahl zu bearbeitender Auskunftsersuchen erforderlich ist. In einem solchen Fall sollen die Betroffenen jedoch innerhalb eines Monats einen Zwischenbescheid \u00fcber die Notwendigkeit einer Fristverl\u00e4ngerung erhalten, zusammen mit einer Erl\u00e4uterung der Verz\u00f6gerungsgr\u00fcnde (Art. 12 Abs. 3 DSGVO).<\/li>\n<\/ul>\n
Ass. jur. Wolfgang Spitz <\/strong>ist seit \u00fcber 30 Jahren f\u00fcr verschiedene Unternehmen, insbesondere aus den Bereichen Forderungs- und Informationsmanagement, als betrieblicher Datenschutzbeauftragter (bDSB) t\u00e4tig. Er hat sich umfassende Kenntnisse \u00fcber datenschutzrechtliche Vorschriften auf nationaler und europ\u00e4ischer Ebene angeeignet. In seiner Funktion als bDSB ber\u00e4t er Verantwortliche und Mitarbeiter in allen Fragen des Datenschutzes. Er ist gleichzeitig Ansprechpartner f\u00fcr Betroffene, die Fragen zur Verarbeitung ihrer Daten und zur Wahrnehmung ihrer Rechte haben. Herr Spitz h\u00e4lt einen engen und vertrauensvollen Kontakt zu den Datenschutzaufsichtsbeh\u00f6rden.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"
Unser Datenschutzbeauftragter, Ass. jur Wolfgang Spitz, zeigt auf, welche datenschutzrechtlichen Aspekte beim Auskunftsbegehren der Mitarbeitenden beachtet werden sollten.<\/p>\n","protected":false},"author":2,"featured_media":6434,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"footnotes":""},"categories":[17],"tags":[],"class_list":["post-5643","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-insights-knaisch-consulting"],"acf":[],"_links":{"self":[{"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5643","targetHints":{"allow":["GET"]}}],"collection":[{"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts"}],"about":[{"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/types\/post"}],"author":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/users\/2"}],"replies":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/comments?post=5643"}],"version-history":[{"count":0,"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/posts\/5643\/revisions"}],"wp:featuredmedia":[{"embeddable":true,"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media\/6434"}],"wp:attachment":[{"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/media?parent=5643"}],"wp:term":[{"taxonomy":"category","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/categories?post=5643"},{"taxonomy":"post_tag","embeddable":true,"href":"https:\/\/www.knaisch-consulting.de\/en\/wp-json\/wp\/v2\/tags?post=5643"}],"curies":[{"name":"wp","href":"https:\/\/api.w.org\/{rel}","templated":true}]}}