Bewerbungsunterlagen enthalten eine Fülle an personenbezogenen Daten der Bewerber. Wie sehen die Vorschriften zum Umgang und zur Speicherung dieser Daten aus? Unser Datenschutzbeauftragter, Herr Ass. jur. Wolfgang Spitz, beantwortet die wichtigsten Fragen.
Müssen Unternehmen grundsätzlich Einwilligungserklärungen der Bewerber einholen, um die Daten für das Bewerbungsverfahren verarbeiten zu dürfen?
Daten dürfen verarbeitet werden, wenn dies dem Zweck der Entscheidung über ein Beschäftigungsverhältnis dient. Dies gilt übrigens auch für Daten von Beschäftigten und Personen, deren Beschäftigungsverhältnis bereits beendet ist. Somit ist keine Einwilligung der Bewerber erforderlich, um die Daten zum Zweck der Bewerbung zu verarbeiten.
Wie lange dürfen die Bewerbungsunterlagen und damit auch die Bewerberdaten gespeichert werden?
Grundsätzlich dürfen die personenbezogenen Daten der Bewerber bis zum Abschluss des Bewerbungsverfahrens gespeichert werden. Nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens werden dann zwei Fälle unterschieden:
Wird der Bewerber eingestellt, dürfen die Bewerbungsunterlagen im Unternehmen gespeichert werden.
Erhält der Bewerber jedoch eine Absage, müssen die Bewerbungsunterlagen grundsätzlich gelöscht werden.
Wie lange dürfen dann die Unterlagen und Daten von abgelehnten Bewerbern gespeichert werden?
Das Unternehmen darf die Unterlagen für drei bis maximal sechs Monaten aufbewahren, um sich gegen einen etwaigen Verstoß gegen das Benachteiligungsverbot nach dem Allgemeinen Gleichbehandlungsgesetz (AGG) verteidigen zu können. Nach dem AGG können Beschäftigte, wenn sie beispielsweise wegen ihres Geschlechts oder ihrer Religion benachteiligt werden, Schadensersatz- oder Entschädigungsansprüche innerhalb einer Frist von zwei Monaten geltend machen.
Häufig haben Unternehmen firmeninterne Kandidaten-Pools, in denen die Bewerbungsunterlagen für künftige vakante Stellen aufgenommen werden. Was ist hierbei zu beachten?
Möchte ein Unternehmen die Bewerbungsunterlagen des Kandidaten in seinem Kandidaten-Pool speichern, ist eine ausdrückliche Einwilligung des Bewerbers erforderlich. Es empfiehlt sich für das Unternehmen, die entsprechende Vereinbarung schriftlich zu dokumentieren und dabei auch die Dauer der weiteren Speicherung festzulegen.
Verlangt der Bewerber vor Ablauf der vereinbarten weiteren Speicherfrist die Löschung der gespeicherten Daten, dann müssen die Daten auch zeitnah gelöscht werden. In diesem Fall ist dann der Zweck der Speicherung, also die Vorhaltung der Unterlagen für künftige Stellenausschreibungen, entfallen.
Welche Informations- und Dokumentationspflichten habe ich als Unternehmen?
Unternehmen sind dazu verpflichtet, dem Bewerber alle Informationen, die sich auf die Verarbeitung ihrer Daten im Unternehmen beziehen, in leicht zugänglicher Form und in einer klaren, einfachen Sprache bereitzustellen. Diese Informationspflichten gelten für Unternehmen unabhängig davon, ob es sich um Bewerber oder um dritte betroffene Personen, beispielsweise Kunden, handelt.
Zum Nachweis der Einhaltung dieser Verordnung muss ein Verzeichnis von Verarbeitungstätigkeiten geführt werden. Dieses Verarbeitungsverzeichnis sollte auch den Prozess des Umgangs mit Bewerbungsunterlagen und der unternehmensinternen Weitergabe der Daten abbilden.
Einen ausführlichen Artikel zum Umgang mit Bewerbungsunterlagen und Bewerberdaten finden Sie hier
Ass. jur. Wolfgang Spitz ist seit über 30 Jahren für verschiedene Unternehmen, insbesondere aus den Bereichen Forderungs- und Informationsmanagement, als betrieblicher Datenschutzbeauftragter (bDSB) tätig. Er hat sich umfassende Kenntnisse über datenschutzrechtliche Vorschriften auf nationaler und europäischer Ebene angeeignet. In seiner Funktion als bDSB berät er Verantwortliche und Mitarbeiter in allen Fragen des Datenschutzes. Er ist gleichzeitig Ansprechpartner für Betroffene, die Fragen zur Verarbeitung ihrer Daten und zur Wahrnehmung ihrer Rechte haben. Herr Spitz hält einen engen und vertrauensvollen Kontakt zu den Datenschutzaufsichtsbehörden.
