Obwohl in den vergangenen Jahren die berufliche Kommunikation durch viele Kollaborations-Tools und Videokonferenzen erweitert wurde, nimmt von Jahr zu Jahr die durchschnittliche Zahl der täglichen E-Mails zu.
Auch Chat GPT kann zwar bei der Erstellung von Mails unterstützen, ist aber noch nicht in der Lage, eigenständig Teile unserer E-Mailkommunikation zu übernehmen.
In unserem kleinen E-Mail Knigge geben wir Ihnen deshalb Tipps, wie Ihre Business-Mails gut beim Empfänger ankommen:
- Höflich. Auch im Zeitalter von Whats-App sind eine passende Anrede, Schlussformel und Signatur in einer E-Mail unerlässlich
- Korrekt. Eine vor Fehler strotzende Mail hinterlässt beim Empfänger einen Eindruck geringer Wertschätzung. Selbst wenn die E-Mail von unterwegs über das Smartphone verfasst wird, sollte vor Absenden der Mail noch einmal auf Tippfehler und falsche Satzkonstruktionen geprüft werden. Im Zweifel hilft die automatische Rechtschreibkorrektur oder auch ein Prüfen des Textes durch Chat GPT
- Fokussiert. Eine Mail sollte so kurz wie möglich und so informativ wie nötig sein. Kommen Sie auf den Punkt, bereiten Sie die wesentlichen Informationen übersichtlich auf und verzichten Sie auf unnötige Textpassagen
- Aussagefähig. Die Betreffzeile entscheidet oftmals, ob die Mail überhaupt gelesen wird. Machen Sie in der Betreffzeile kurz und knapp deutlich, um was es im Folgenden geht
- Überlegt. Macht es vielleicht Sinn, in diesem Fall direkt auf den Kollegen zuzugehen und den Sachverhalt persönlich oder über einen Anruf zu klären? Müssen wirklich alle Kollegen in den E-Mailverteiler aufgenommen werden oder kann das Thema nicht auch im kleinen Kreis geklärt werden?
Im beruflichen Alltag sollten E-Mails grundsätzlich in einem informativen und höflichen Ton verfasst sein. Zeit, in das Schreiben einer Nachricht zu investieren, zahlt sich langfristig aus: Eine E-Mail, die den Regeln der E-Mail-Etikette folgt, wird beim Empfänger wesentlich besser aufgenommen als eine nachlässig und fehlerhaft geschriebene Mail.
